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Unternehmen und Mitarbeiter brauchen Social Media-Richtlinien

12.07.2011 - Newsmeldung von All-About-Security

Interview mit Henning Ogberg, Vice President & General Manager, Clearswift:



Warum sollen sich Unternehmen jetzt mit Web 2.0-Applikationen befassen?

Web 2.0 ist aus Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Aktuelle Studien zeigen, dass heute knapp zwei Drittel der deutschen Unternehmen die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter über Web-basierte Kommunikationskanäle erlauben. Rund 67 Prozent der leitenden Angestellten sind überzeugt, dass die Nutzung von sozialen Netzwerken die Motivation und Produktivität ihrer Mitarbeiter fördert. Im geschäftlichen Umfeld wird Web 2.0 derzeit vor allem in den kommunikationsstarken Geschäftsbereichen Marketing, ?ffentlichkeitsarbeit sowie in der Personalbeschaffung eingesetzt. Intern gehören die IT-Abteilungen zu den Vorreitern, da sie Social Media als Diskussionsplattform für diffizile IT-Probleme seit Jahren nutzen und die Vorteile dieser Art der Informationsbeschaffung sowie auch die technischen Risiken kennen.

Welche Herausforderungen bringt es mit sich?

Es fällt auf, dass sich Unternehmen an Web 2.0 erst noch herantasten, denn sie reden nicht öffentlich darüber. Die Einordnung von Social Media in die Unternehmensstrategie sowie Sicherheitsbedenken scheinen noch nicht endgültig gelöst zu sein. Doch daran arbeiten scheinbar viele Unternehmen. Web 2.0 basierte Kommunikation wird für die Unternehmensentwicklung zukünftig ein entscheidender Faktor sein. So wird der intelligente Umgang mit den Vor- und Nachteilen von Social Media Plattformen künftig mitentscheiden, wie erfolgreich neue Märkte entwickelt, welche neuen Zielgruppen erreicht und auf welchen Wegen wertvolle neue Partner gefunden werden.

In den USA gibt es Social Media Guidelines?

Es stimmt, in den USA haben sich deshalb zahlreiche Unternehmen dafür entschieden, die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter mit Unternehmensbezug in diesen Medien mit sogenannten Social Media Guidelines zuzulassen. Das sind Richtlinien des Unternehmens, die Vorgaben und Handlungsempfehlungen an die Mitarbeiter zur Nutzung der Sozialen Medien, sprich Communities, Blogs, Twitter etc. beinhalten. Das soll ungewollte Veröffentlichungen von internen Informationen verhindern, aber auch Sicherheitsrisiken und Produktivitätsverluste eliminieren. Andererseits bieten solche Social Media Regeln eine große Chance, die Kommunikation im Unternehmenssinne zu steuern und so positiv einzusetzen. So wird es immer wichtiger werden über die Netzwerke Kundenkontakte zu pflegen, die Kollaborationsmöglichkeiten gewinnbringend einzusetzen, aber auch durch entsprechende Präsenz des eigenen Unternehmens in diesen Medien und die eigenen Mitarbeiter als Botschafter und Multiplikatoren das eigene Image und die Marke zu stärken.

Was bezwecken diese Richtlinien?

Das Ziel ist es generell, Bewußtsein beim Mitarbeiter zu schaffen. Viele Mitarbeiter nutzen Communities und andere Kommunikationskanäle des Internets sowohl privat als auch geschäftlich, ohne sich über die möglichen Folgen bewußt zu sein. Neben Aufklärung über mögliche Kommunikationsmechanismen sollte auch über mögliche rechtliche Folgen aufgeklärt werden, sowohl zulässige und auch unzulässige Informationen klar definiert werden. Datenschutz-, Urheberrechts- und Sicherheitsaspekte sollten dabei ebenso ein Thema sein, wie Respekt vor Kollegen, Kunden und Wettbewerbern. Zusätzlich sind Schulungen ein sinnvolles Werkzeug, um für weitergehende Aufklärung zu sorgen und auch zahlreiche Fragen zu beantworten. Auch der Umfang und die einzusetzende Arbeitszeit sollte klar festgehalten werden. Dabei sollte auch der Mitarbeiter aktiv einbezogen werden. Wir kennen die Brisanz und haben sogar schon einen eigenen Leitfaden für die Einführung, Sicherung und Nutzung professioneller Web 2.0 Anwendungen in Unternehmen entwickelt.

Was steht denn in Ihrem Leitfaden?

Unser Leitfaden basiert auf einer internationalen Studie zu Web 2.0 am Arbeitsplatz sowie der Erfahrungen aus aktuellen IT-Security-Projekten. Es hat sich gezeigt, dass für die Definition, Einrichtung und Nutzung professioneller Social Media-Aktivitäten in Unternehmen technische und strategische ?berlegungen Hand in Hand gehen sollten, um die Ziele, Handhabung und Erfolgsmessung verschiedener Web 2.0-Anwendungen für unterschiedliche Geschäftsbereiche festzulegen. Wichtig ist auch ein gutes Sicherheitsmanagement, so dass eventuelle Risiken von Web 2.0 im Vorfeld identifiziert, bewertet und durch geeignete technische Maßnahmen aufgefangen werden.

Wie sehen die technischen Sicherungsmaßnahmen von Web 2.0-Anwendungen aus?

Für eine erfolgreiche Web 2.0-Strategie im geschäftlichen Umfeld ist eine ausgewogene Balance an Sicherheitsmaßnahmen und Kommunikationsfreiheit entscheidend. Dabei ist es wichtig, dass die Mitarbeiter über die eingesetzten Technologien und ihre eigene Verantwortung informiert werden. Folgende Schritte kann ich empfehlen:
  • Automatisieren Sie die Inhaltskontrolle. Verwenden Sie spezielle Sicherheitssoftware, um die Inhalte der Web 2.0-Anwendungen bezüglich Compliance und Datenschutzvorgaben zuverlässig und effizient überprüfen zu können.
  • Organisieren Sie Ihre User. Sichern Sie mit Zugriffsrechten und Freigabe-Workflows geschäftskritische Web-2.0-Anwendungen mit definierten Anwenderkreisen.
  • Beobachten Sie die Aktivität im Netz. Nutzen Sie Monitoring-Tools, um das Nutzerverhalten sowie auch die technischen Leistungsfaktoren kontinuierlich für anschließende Optimierungsmaßnahmen bewerten zu können.
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter. Klären Sie Ihre Mitarbeiter über die Risiken und Grenzen von Web 2.0-Tools für einen umsichtigen und verantwortungsvollen Umgang mit Social Media Plattformen auf.


Sie reden von deutschen Projekten. Sind diese Art Richtlinien in Deutschland gelebte Realität?

Leider noch nicht. Social Media Guidelines fehlen bisher weitestgehend. Früher oder später werden aber auch die Unternehmen in Deutschland erkennen, dass die Regelung der Nutzung von Social Media genauso dazugehört, wenn nicht sogar entscheidend ist. Dass hier ein Regelungsbedürfnis besteht, wird sukzessive auch in Deutschland erkannt. Dies zeigt nicht nur die aktuelle Berichterstattung führender Branchenzeitungen, sondern auch die Tatsache, dass deutsche Unternehmen mit entsprechender IT- und Internetaffinität zwischenzeitlich entsprechende Social Media Guidelines eingeführt haben.

Interview mit Henning Ogberg, Vice President & General Manager, Central & Eastern Europe bei Clearswift



Source:

http://www.all-about-security.de/...


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Letzte Änderung: 25.10.2016, Product of Interest: